Опишите участников, переходы и результат одного HR-процесса. Затем определите модули, права, интеграции и исключения. Для функций с нейросетями отдельно зафиксируйте проверку качества и роль человека в принятии решений.
Определите первый процесс и его границы
Выберите процесс, который нужно улучшить: согласование вакансии, подбор, оформление выхода или обработка обращения сотрудника. У каждого должны быть начало, участники и завершение. Необязательно разрабатывать всю HR-платформу одним этапом.
Например, руководитель описывает потребность, HR уточняет вакансию, рекрутер ведёт кандидатов, интервьюер даёт обратную связь, ответственный принимает итоговое решение. Из этого сценария можно выделить карточку вакансии, воронку, расписание встреч, коммуникации и отчёт. Для кадровых документов потребуется собственный набор правил и согласований.
Опишите роли и доступы
Доступ определяется задачами участника. Руководителю могут быть нужны его вакансии, интервьюеру — назначенные встречи и материалы кандидата, сотруднику — собственные обращения и документы. Для каждой роли перечислите чтение, изменение, скачивание и передачу данных.
Проверьте смену подразделения, замещение и прекращение доступа. Если сотрудник больше не участвует в процессе, прежние ссылки и уведомления не должны давать ему новые права. Отдельно определите, кто администрирует роли и видит историю действий.
| Роль | Пример рабочего действия | Что уточнить |
|---|---|---|
| HR или рекрутер | Ведёт вакансии и кандидатов. | Круг доступных вакансий, источники и право выгрузки. |
| Руководитель | Согласует потребность и даёт обратную связь. | Свои подразделения, замещение и итоговое решение. |
| Интервьюер | Получает материалы и заполняет оценку встречи. | Доступ до и после интервью, видимость других оценок. |
| Сотрудник или кандидат | Видит свои задачи и отправляет документы. | Идентификация, сроки доступа и допустимые действия. |
Зафиксируйте статусы и исключения
У каждого статуса должно быть значение, событие перехода и ответственный. «На согласовании» означает ожидание конкретного решения; «встреча назначена» — подтверждённые участники и время. Автоматизация должна различать подготовленное сообщение и действительно отправленное.
Добавьте возврат вакансии, перенос встречи, повторное резюме, отзыв заявки и сбой отправки. Повторное действие не должно создавать второе приглашение или дублирующую карточку. История сохраняет, что произошло, когда и по чьему действию.
Согласуйте данные и интеграции
Для каждого источника кандидатов или кадровых данных проверьте доступный способ подключения и разрешённые действия. Возможности API, экспорта и импорта у разных баз отличаются; наличие публичной страницы ещё не означает возможность автоматической загрузки.
Для документов и согласий опишите получение, хранение, связь с человеком и версией документа, а также обработку изменений и обращений. Эти требования согласуются с ответственными за персональные данные и юридическую часть. HR-модуль должен реализовать утверждённый порядок, а не выбирать его самостоятельно.
- Какие данные приходят из каждого источника и кто отвечает за их актуальность.
- Как определяется совпадение кандидата или сотрудника.
- Какая система хранит основную запись.
- Как фиксируются отправка, ответ и ошибка внешнего сервиса.
- Кто может получить выгрузку и как обрабатывается прекращение доступа.
Добавьте нейросети к проверяемым задачам
Нейросеть может подготовить краткое содержание резюме, предложить вопросы к интервью или черновик приглашения. Для такого модуля определите вход, ожидаемый результат и случаи, в которых нужен просмотр человеком. Оценка кандидата требует согласованных критериев и проверки на ваших примерах.
Сначала проверьте качество на подготовленных материалах: не добавлены ли отсутствующие факты, показано ли основание вывода, понятно ли, что сведения недостаточны. Для внешнего сервиса заранее согласуйте допустимые данные. Финальное действие и права модуля задаются требованиями процесса.
Запишите критерии приёмки первого этапа
Критерий должен описывать наблюдаемый результат: руководитель видит свои вакансии, перенос встречи обновляет её у участников, повторное резюме обрабатывается по правилу, неподтверждённое сообщение не помечается отправленным. Проверка включает обычные и ошибочные сценарии.
Для первого обсуждения достаточно одного примера процесса и желаемого изменения. Описание модулей, правила переходов и технические требования можно подготовить в ходе работы. Готовое ТЗ от HR-команды не является обязательным условием начала.